Ключевой принцип управления командами на расстоянии — доверие. Но доверять нужно не слепо, а с широко открытыми глазами. Доверие, в свою очередь, начинается с прозрачности. Нет прозрачности — нет доверия. Авторы курса для предпринимателей и руководителей FreeБизнес Юлия Максина и Юлия Баринова подготовили для T&P пять принципов эффективного менеджмента на расстоянии.

Юля Максина

Co-Founder в #2Юли, продюсер образовательных спецпроектов для бизнеса
Директор по развитию издательства МИФ

Юлия Баринова

Co-Founder в #2Юли, продюсер образовательных спецпроектов для бизнеса
Организационный консультант, бизнес-тренер, agile-коуч

Договоритесь о правилах

NB! Любые правила важно не только сформулировать и принять, но сперва донести их до каждого члена команды.

Правило №1. Как часто вы общаетесь и какой у вас рабочий режим?

Сразу договоритесь о регулярных встречах и забронируйте время в календаре на месяц вперед. Рабочий график стоит обговорить со всей командой, фактически — определить, когда каждый из сотрудников находится в рабочем доступе и решает рабочие задачи. Жесткий режим «с 09:00 до 18:00», или принимаете, что в обед сотрудники могут отвлечься, чтобы помочь детям сделать математику, а рабочий таск доделать ночью, когда те лягут спать? Мы рекомендуем задать часы «обязательного присутствия», например, с 11:00 до 17:00, тогда каждый сумеет составить и сохранить четкий и комфортный режим.

Правило №2. Как быстро вы реагируете на почту и сообщения?

Коллеги и клиенты должны точно знать, когда ждать ваш ответ, а вы — сколько времени у вас на него есть. Например, при использовании мессенджеров ожидается, что ответ будет оперативным — не дольше 30 минут, а ответ на письмо в почте придет, скажем, в течение 6 часов. Еще одно возможное правило: клиент обычно в приоритете, а коллеги могут подождать. Его тоже стоит учесть. Договоритесь с командой, можно ли писать вам в два часа ночи, когда в голову пришла гениальная идея, или лучше подождать до утра.

Правило №3. Как вы ведете себя во время видеовстреч?

Естественно, есть элементарные этические правила проведения встреч (например, в переговорке обычно не принято наслаждаться обедом или обновлять маникюр): они распространяются и на видеоконференции. К особым правилам видеоконференций относятся: включенная камера, наушники, рабочее место (а не звонок из постели), выключенный микрофон (когда вы не говорите) и четкий тайминг встречи. Мы рекомендуем проводить все удаленные встречи с использованием видео — это то немногое, что позволяет угадывать эмоции друг друга и чувствовать связь.

Правило №4. Как в команде принимаются решения?

Это правило всегда индивидуально, но каждый член коллектива должен четко знать, кто, когда и в какие сроки принимает решения.

ВырАвнитесь по целям

Ошибки в заголовке нет, если вы вдруг об этом подумали — он от слова «равный». Зачастую основная проблема удаленной команды в том, что левая рука не знает, что делает правая. Особенно, когда переход на дистанционку произошел быстро (в идеальных условиях — за 1 день). Корни проблемы, конечно, не в сотрудниках, а в менеджменте, но и решить ее несложно: проведите онлайн-встречу и расскажите своей команде про цели на какой-то ближайший период, скажем, определите фокус на месяц. Обязательно зафиксируйте метрики: как вы будете понимать, что двигаетесь в правильном направлени?

Озвучили цели? Теперь попросите команду оценить их по шкале от 1 до 10 через ответы на базовые вопросы:

  • Насколько цели понятны?

  • Насколько они кажутся реалистичными?

  • Насколько меня вдохновляет сказанное?

После голосования спросите: «На какие вопросы вы бы хотели получить ответы, чтобы все оценки стали 10?». Люди расскажут про свои страхи, сомнения, опасения, а вы получите конструктив, который поможет сделать качественный прыжок всей команде.

Задайте общее пространство

Речь идет о едином месте, в котором будет видно, кто и чем занимается — это может быть общий календарь, трекер задач, табличка в Excel. Не важно, что вы выберете — важно, чтобы всем было удобно, а загрузка была прозрачной.

Договоритесь о результате

Определите, в каком формате и как часто вы будете получать и видеть результаты. Вы наверняка уже слышали про «всякие аджайлы», так вот, Agile был изначально придуман в ИТ-отрасли, где изменения — это норма: технологии, конкуренты, непредсказуемость. Но теперь, в постоянно изменяющемся мире, вы все «немного айтишники».

Так что работайте спринтами, в идеале — недельными отрезками времени. Вот четыре формата встреч, которые мы рекомендуем проводить с командами:

  1. План в понедельник (1 час). Как руководитель, вы формируете список целей: что команда достигнет по итогу рабочей недели? Определите три самых ценных результата для каждого сотрудника, попросите команду самостоятельно распределить задачи, определите, каким образом будут достигнуты заданные цели.

  2. Результаты дня (15 мин). Встречайтесь с командой каждое утро. Ритм позволяет понимать процесс достижения целей и оперативно устранять стопперы (преграды), с которыми сталкивается команда. На утренней встрече каждый участник отвечает на три вопроса: 1) что я сделал вчера для достижения цели спринта; 2) что я буду делать сегодня для достижения цели спринта; 3) какие у меня возникли проблемы, препятствия.

  3. Пятничный обзор/демо (1–2 часа). Команда готовит презентацию и делится результатами недели. Результаты — это конкретные цифры, показатели, достижения.

  4. Ретроспектива (1 час). Еще одна общая встреча из трех шагов всей команды, на которой можно оглянуться и посмотреть, как все достигли (или нет) целей.

Шаг 1. Спросите себя и команду, какие три дела прошли хорошо? Обратите внимание, что и почему сработало, и как вы можете использовать этот опыт в будущем.

Шаг 2. Какие три дела надо улучшить?

Шаг 3. Определите, что будет сделано иначе на следующей неделе.

Главный принцип:

Сделайте работу своей команды максимально прозрачной (и про себя не забывайте)

В мире существуют тысячи команд разного масштаба, работающие в стиле home office уже не первый год. Если посмотреть на преимущества, становится очевидно, что распределить команду полезно не только в кризис. Основные плюсы — это безусловное сокращение расходов бизнеса (в первую очередь на офис и организацию быта сотрудников), совершенно другой ритм жизни команды (больше времени с семьей — меньше на дорогу), выше уровень вовлеченности и ниже уровень стресса. Не путайте «удаленку» с «фрилансом», и вы получите уникальную команду мирового уровня, а развернуть эффективное рабочее пространство для удаленных сотрудников всего за один день помогут современные технологии и системы. Больше о решении BeeFree от Билайн Бизнес по ссылке.