С переходом на дистанционный режим работы жизнь компаний меняется полностью: приходится разрабатывать новые принципы коммуникации между сотрудниками, обеспечивать безопасность данных, продумывать, как контролировать команду и повышать эффективность бизнеса и людей. Т&Р разобрали кейсы крупных российских компаний, которые уже перешли на home office.

Переход на удаленку: проблема или возможности?

С начала введения режима обязательной самоизоляции все больше российских компаний стали работать дистанционно. Например, к середине апреля количество россиян, работающих из дома, увеличилось в 5 раз по сравнению с мартом. Самыми подготовленными оказались IT-компании, у которых уже был подобный опыт. Тем не менее для многих предпринимателей этот процесс оказался напряженным. Многие были вынуждены разом внедрять новые системы, приобретать лицензии и оборудование в минимальные сроки, порой — не более, чем за 1 день. Как показала практика, в процессе перехода чаще всего страдает документооборот, возникает риск потери данных, нарушаются внутренние коммуникации — все эти проблемы решаются внедрением комплексных бизнес-систем.

Сейчас, спустя два месяца, часть компаний уже заявила о намерении сохранить работу в удаленном режиме и после отмены самоизоляции. Подобное решение связано с плюсами такого формата, которые стали очевидны: здесь и сокращение расходов на аренду офиса, и минимизация затрат на обеспечение «быта» сотрудников, и возможность нанимать специалистов по всему миру. Ряд плюсов есть и для самих сотрудников: освобождение времени, которое обычно тратится на дорогу до работы, а также возможность проводить больше времени с семьей и выстраивать собственный комфортный режим работы и отдыха. Более 80% сотрудников таких компаний-гигантов, как Microsoft, LinkedIn и Expedia, работающих из дома, отмечают, что режим home office не сказывается негативно на их производительности.

Компаниям важно организовать дистанционную работу не только на период карантина, но и на время после него, так как большая часть процессов по-прежнему будет происходить онлайн.

Обеспечить безопасность данных

Процесс перехода на удаленную работу в крупных компаниях затрудняют многоуровневые структуры. Один из главных вопросов — как реорганизовать команду и обеспечить ее всем необходимым софтом. Оптимальное решение можно найти, если посмотреть на опыт компаний, которые уже совершили успешный переход к работе в новых условиях.

Например, страховая компания «Согласие» перевела на дистанционный формат около 2700 сотрудников по всей России всего за несколько дней. По словам директора департамента информационных технологий Сергея Ковалева, нагрузка на каналы передачи данных возросла на 30–40%. Это повысило спрос на использование облачных сервисов, которые позволяют делегировать рутинные процессы провайдеру и автоматизировать работу. При этом больших вложений не требуется — даже при высоких нагрузках комплексный перенос инфраструктуры можно осуществить за три дня.

С аналогичной проблемой столкнулся и один из крупнейших российский ритейлеров — «Азбука Вкуса». Возросший спрос на услуги компании мотивировал руководство усилить меры информационной безопасности, в итоге снизив риск DDOS-атак и нагрузку.

Дмитрий Кузеванов, руководитель отдела информационной безопасности «Азбуки Вкуса»:

Для компаний, которые продолжают оказывать услуги населению, расширение и защищенность каналов — это обязательный шаг, потому что сейчас, в критических условиях, риски по информационной безопасности возрастают в разы.

BeeFREE от Билайн Бизнес организует удаленную работу для бизнеса любого размера всего за один день, а облачное хранилище и защищенные каналы связи помогут избежать остановки рабочих процессов.

Еще один пример — сервисная компания «Европ Ассистанс СНГ». В новых условиях предприниматели столкнулись с тем, что инфраструктура компании включала в себя как традиционные корпоративные системы (почту, веб-сайт, бухгалтерию C1, виртуальные рабочие места сотрудников), так и IP-телефонию колл-центра: все это было успешно «упаковано» в облачной инфраструктуре BeeCLOUD. Она защищена от рисков отказа физических элементов — проблемы с электричеством, локальным интернет-провайдером не повлияют на работу сервиса.

Станислав Червонный, ведущий системный администратор «Европ Ассистанс СНГ»:

Облачная инфраструктура выгодна для бизнеса не только в период карантина. Билайн, одновременно выступающий и сервис-провайдером облака и оператором связи, дает возможность полной интеграции BeeCLOUD с высокоскоростной опорной сетью. Таким образом, выделенные каналы обходятся заметно дешевле, чем при обращении к традиционным облачным провайдерам. Кроме того, можно масштабировать ИТ-инфраструктуру под любые задачи буквально за час, без долгих согласований, вложений и монтажа.

Кроме того, представители компании отмечают, что использование Билайн как оператора связи и облачного сервис-провайдера дает максимально высокую скорость работы традиционного Офиса с Облаком. Благодаря гибридной конфигурации ИТ инфраструктуры одна ее часть расположена в Облаке, а другая — локально. Это сокращает путь между двумя сегментами сети компании и облегчает «миграцию элементов».

Переход на удаленный режим работы, по словам представителя сервиса такси и доставки Gett, был быстрым и не вызывал трудностей, так как у IT-компании уже был подобный опыт. Важным плюсом стал тот факт, что переход никак не повлиял на эффективность работы: ноутбук каждого сотрудника был настроен заранее и имел все необходимые доступы.

Чтобы снизить риск угрозы утечки персональных данных или коммерческой тайны в России такие крупные компании, как Gett, работают с комплексными бизнес-решениями и предпочитают использовать программы с проверенным уровнем безопасности: от каналов передачи данных с защитой от DDOS до сервисов, которые активизируют маски номеров телефонов клиентов.

«Чтобы не прерывать рабочий процесс, важно убедиться, что у всех сотрудников настроены защищенные доступы к внутренним сервисам с помощью VPN», — отмечает генеральный директор Gett в России Анатолий Сморгонский.

Улучшить внутренние коммуникации в команде

Тем не менее технические аспекты — лишь часть процесса перехода на удаленный режим работы. Не стоит забывать и о том, как поддерживать связь с командой, помочь сотрудникам адаптироваться к новому формату, сплотить их и выстроить коммуникацию. Компаниям по-прежнему придется тратить время и финансы на коучинг, проведение мероприятий по тим-билдингу, устраивать неформальные встречи, например, в Zoom — все это повысит командный дух, а также поможет справиться с рутиной и сохранить баланс между работой и жизнью.

В компании Gett для поддержания командного духа проводятся еженедельные планерки — как внутри определенных отделов, так и во всей компании. Это, по мнению представителя Gett, помогает контролировать все внутренние процессы, улучшает коммуникацию и сближает сотрудников.

«Сейчас у нас происходит бурная трансформация бизнеса: рынок такси сжался на 80% по сравнению с периодом до пандемии, а доставка выросла уже в 5 раз. Приходится много общаться, обмениваться идеями и перестраиваться на лету. Люди охотно вовлекаются в этот процесс, потому что это шанс проявить себя с другой стороны», — комментирует Анатолий Сморгонский.

Дополнительный способ мотивировать людей — вовлекать их в значимые социальные проекты. Сотрудники Gett были рады инициативе бесплатной перевозки доноров крови, врачей и выздоровевших пациентов из Коммунарки. По словам представителя компании, работники быстро включаются и в другие социальные движения, которые происходят в Gett. Чувство сопричастности к полезному общему делу повышает вовлеченность сотрудников.

BeeFREE от Билайн Бизнес организует удаленную работу для бизнеса любого размера всего за один день, а мониторинг сотрудников и запись разговоров помогут избежать остановки рабочих процессов.

Создать систему для быстрого найма сотрудников

Не для всех компаний режим самоизоляции — это время взять паузу. Некоторые сталкиваются и с необходимостью найма новых сотрудников. Так, в марте в онлайн-гипермаркете «Утконос» спрос на доставку продуктов увеличился в четыре раза — чтобы справиться с увеличенной нагрузкой компании потребовалась нанять около 2000 сотрудников (курьеров, сотрудников склада, занимающихся комплектацией).

Поскольку делать это приходится удаленно, а поиск необходимо осуществить в сжатые сроки, магазин «Утконос» спланировал серию push-уведомлений по следующим территориям: Москва, Солнечногорск, Зеленоград, Клин, Дмитров, Тверь, Липецк, Брянск, Тула, Калуга, Владимир, Рязань, Коломна и области. Поиск потенциальных соискателей будет решен с помощью Big data. Так компания сможет целенаправленно найти нужных сотрудников, а также помочь тем, кто временно остался без работы, например, работники ресторанов и продавцы в магазинах с товарами не первой необходимости.

BeeFREE от Билайн Бизнес организует удаленную работу для бизнеса любого размера всего за один день, обеспечивая доступ к вашим офисным системам и приложениям прямо из дома.

Первые результаты перехода на удаленную работу можно увидеть уже через 2–3 месяца. За этот период становится очевидно, какие процессы требуют доработки, какие ошибки были совершены, и что можно сделать, чтобы избежать их в будущем. Сложившаяся ситуация показала, что для бизнеса крайне важно быть готовым к трансформации и не бояться изменений — в новой реальности развиваться будут те, кто умеет быстро адаптироваться. Больше о решении BeeFREE от Билайн Бизнес — по ссылке.