Правила деловой переписки на английском языке (и не только)

Средний сотрудник тратит около четверти рабочей недели, просматривая электронные письма, которые мы все отправляем и получаем каждый день. При этом деловая переписка по электронной почте все еще представляет собой, пожалуй, одну из самых новых тем в рамках этикета делового общения. Отдельные проблемы возникают, когда нужно составить сообщение на английском языке: запутаться в употреблении всевозможных «Respectfully yours» слишком просто. Разбираемся, что ставить в начале, середине и конце делового письма, и рассказываем о современных правилах профессиональной переписки.

Если вы собрались писать рабочее электронное письмо, первое правило — удостовериться, что ваш получатель предпочитает именно такой канал общения. Общий формат делового письма, на каком бы языке вы его ни составляли, — это вступительное приветствие, за которым следует тело письма и его завершение с заключительным словом. Приветствие, которое начинает деловое письмо, должно отражать ваши отношения с получателем и быть как можно более формальным. Распространенной ошибкой в ​​деловой переписке является именно отсутствие простого, но конкретного обращения, которое сообщает получателю, что письмо предназначено для него.

То, как вы приветствуете человека, зависит от уже установленных отношений с получателем, если они есть. Общее правило примерно следующее: если вы обращаетесь к кому-то новому или более высокопоставленному, уместно использовать более формальное приветствие, например «Dear Mr. Jones»; если вы уже работали с этим человеком раньше и у вас более непринужденные отношения, можно использовать имя этого человека, например «Hi, Jim».

Приветствие в деловом письме — это то, что читатель увидит первым делом, перед прочтением остальной части письма

Плохо написанное приветствие может оскорбить получателя и задать плохой тон, поэтому в деловом письме следует соблюдать формальный и уважительный подход.

• При создании приветствия вам следует учитывать ваше отношение к человеку, которому вы отправляете электронное письмо, культуру вашей компании и тему сообщения. «Hi» подходит для друга или коллеги, в то время как для более формального приветствия того, с кем у вас нет предыдущего опыта общения, вам может потребоваться использовать «Dear».

• Тем не менее вы можете начать с «Hi» или «Hello», когда отправляете электронное письмо тому, кого уже знаете или с кем пытаетесь сблизиться несколько писем спустя, — неформальное приветствие поможет получателю почувствовать себя комфортно.

• Изменение вашего обычного приветствия меняет тон общения. Например, если вы всегда писали «Hi», а затем внезапно переключились на «Dear» или «Hello», тем самым вы немедленно отправляете собеседнику послание о том, что собираетесь начать более серьезное общение.

• При этом «Dear» — наиболее оптимальный и безопасный вариант, если вы не уверены. Обычно вместе с этим обращением используют должность и фамилию человека. Вы можете использовать имя, если были ранее представлены или поддерживаете неформальные отношения. Используйте «Mr.» или «Ms.», когда обращаетесь к начальнику, тон письма строго профессиональный или когда вы впервые обращаетесь к получателю.

• Люди инстинктивно чувствуют себя хорошо, когда видят свое имя, особенно в самом верху письма, но как понять, что вы уже можете перейти к его использованию? Ориентируйтесь на подсказки внутри переписки. Например, в деловых письмах можно начать обращаться к человеку по имени, если он отправил вам письмо и подписал его своим именем — это показатель того, что вы можете использовать более неформальный подход.

• Деловое письмо, которое по своему содержанию является сугубо официальным или юридическим, всегда должно быть адресовано по должности и фамилии, независимо от того, насколько хорошо вам знаком его читатель. Обращаясь к женщинам, никогда не следует предполагать их семейное положение❓В английском языке обращение «Ms.» используется в отношении незамужних женщин, а «Mrs.», соответственно, замужних. — следует всегда использовать нейтральное обращение «Ms.», если только женщина специально не дала понять, что предпочитает «Mrs.». Если у человека есть профессиональное звание, например «Dr.» или «Professor», всегда лучше его использовать.

• Если вы не знаете, кто именно получатель вашего письма, используйте формулировки «To Whom It May Concern» или «Dear Sir/Madam».

Текст делового электронного письма должен быть прямым и точным: у человека, который его читает, не всегда много свободного времени, поэтому не делайте письмо слишком длинным и подробным. Используйте короткие предложения и абзацы и включайте только относящуюся к делу информацию — например, пару предложений о том, почему вы хотели бы встретиться, и предполагаемое время. Кстати, это также облегчает людям чтение писем на экранах телефонов, что вполне возможно. Обязательно используйте базовое форматирование электронной почты, даже если вам хочется использовать много разных цветов или смайликов. Наконец, избегайте бессвязной деловой переписки — если вы должны указать много деталей, создайте для них отдельный документ и прикрепите его к сообщению, вместо того чтобы помещать всю информацию в тело письма.

Существуют десятки возможных формулировок, которыми можно закончить деловое письмо, поэтому, как и в случае с приветствием, прежде чем выбрать подходящие слова, нужно проанализировать тон письма, вашу личную историю и прошлые взаимодействия с получателем

• Официальное завершение — формулировки вроде «Sincerely», «Very truly yours» и «Respectfully yours» считаются формальными и безличными, поэтому обычно используются при отправке деловых писем получателям, с которыми у вас нет установленных личных отношений.

• Полуформальное завершение, например «Best regards» или «Cordially», используется при отправке деловой корреспонденции получателям, с которыми у вас уже установились рабочие отношения. Полуформальное завершение обычно неуместно при отправке письма начальнику или новому деловому контакту, поскольку может рассматриваться как слишком личное или непрофессиональное.

• Бизнес-повседневное завершение можно использовать в тех случаях, когда вы поддерживаете дружеские или непринужденные отношения с получателем вашего письма, — здесь уместно использовать слова вроде «Best wishes» или «Best of luck».

Помните, что в каждом письме вы представляете не только себя, но и свой бизнес, поэтому изучение формата и этикета деловой переписки может помочь вам произвести хорошее впечатление как на тех, с кем вы уже работаете, так и на тех, с кем вы хотели бы работать.

Из-за огромного количества сообщений, которые мы читаем и пишем каждый день, мы можем быть более склонны к досадным ошибкам, которые, в свою очередь, могут иметь серьезные профессиональные последствия. Чтоб их избежать, есть смысл изучить самые важные правила современного этикета деловой переписки по электронной почте:

1. Обязательно используйте ясную и четкую тему письма. Люди часто решают, открывать ли электронное письмо, основываясь на его теме, поэтому выберите ту, которая позволит читателю понять, что вы решаете их проблемы или деловые вопросы. Чем конкретнее вы будете, тем лучше. Включите несколько слов о том, о чем идет речь в электронном письме; кроме того, конкретность помогает предотвратить попадание вашего письма в фильтр спама. Примеры хорошей темы: «Дата встречи изменена», «Быстрый вопрос о вашей презентации» или «Предложение о сотрудничестве».

2. Используйте профессиональный адрес электронной почты. Если вы работаете в компании, вам следует использовать корпоративный адрес электронной почты, в котором будут указаны ваше имя, фамилия и название бизнеса. Если вы используете личную почту, следует быть вдвойне осторожными и не использовать адреса, оставшиеся со школьных времен — да, те самые, вроде «bestofthebest1990», — это непрофессионально.

3. Включите блок подписи. Предоставьте вашему читателю некоторую информацию о себе в автоматической подписи к письму, куда можно включить свое имя, должность, компанию и контактную информацию. Подпись также может включать ссылки на ваши социальные сети или веб-сайт, но не включайте слишком много информации, чтобы она не выглядела загроможденной. Используйте тот же шрифт, размер и цвет, что и в остальном письме, если вы обычно используете цитату или слоган — оцените, насколько они подходят для деловых ситуаций.

4. Умеренно используйте восклицательные знаки. Если вы решите использовать восклицательный знак, используйте только один, чтобы выразить волнение. Если увлечься и поставить несколько восклицательных знаков в конце предложений, результат может показаться слишком эмоциональным или незрелым.

5. Будьте осторожны с юмором. Без правильного тона или мимики юмор в переписке легко теряется, поэтому в профессиональной переписке его лучше не использовать, особенно если вы не очень хорошо знаете получателя. Кроме того, то, что вы считаете смешным, может не показаться таковым кому-то другому.

6. Помните о культурных различиях. Адаптируйте свое сообщение к культурному фону получателя или тому, насколько хорошо вы его знаете. Например, представители культур с высоким контекстом (японская, арабская или китайская) наверняка сперва захотят узнать вас получше и будут выстраивать более личное общение. С другой стороны, люди из культур с низким уровнем контекста (немецкая, американская или скандинавская) предпочитают переходить к делу как можно скорее.

7. Проверяйте каждое сообщение. Помните, что ваши ошибки не останутся незамеченными и, в зависимости от получателя, по ним могут судить и о вас лично, и о компании, которую вы представляете. Лучше не полагаться слепо на встроенные средства проверки правописания — лучше прочитайте и перечитайте свое письмо несколько раз, желательно вслух, прежде чем отправлять его.

8. Сохраняйте стандартное форматирование. Ваши электронные письма должны быть удобными для чтения, поэтому лучше всего подойдут 10-й или 12-й размер шрифта (лучше Arial, Calibri или Times New Roman) и черный цвет.

9. Следите за своим тоном. Подобно тому, как теряется юмор, без контекста легко и неверно истолковать тон — соответственно, легко показаться более резким, чем вы думали или хотели бы. Чтобы избежать недоразумений, прежде чем нажать «Отправить», прочитайте сообщение вслух. Если оно показалось вам резким, то точно таким же оно будет и для читателя. Для достижения наилучших результатов избегайте однозначно отрицательных слов («неудача», «неправильно», «пренебрегли») и всегда говорите «пожалуйста» и «спасибо».

10. Помните, что переписка не всегда секретна. Каждое электронное сообщение оставляет свой след, поэтому основное правило — всегда предполагать, что другие увидят то, что вы написали, и действовать соответствующим образом. Так что не пишите ничего, что вы бы не хотели сделать достоянием общественности, что может быть разрушительным для вас или для других.

Даже если после написания письма у вас остались какие-то сомнения по поводу содержания или формата, попробуйте распечатать его на фирменном бланке и оценить профессионализм. Если на бумаге письмо не кажется профессиональным, значит, и в электронном виде писать его таким образом не стоит.

В общем, не используйте электронную почту для решения бизнес-проблем, которые следует решать лично, избегайте конфронтации и помните, что электронные письма хранятся на жестких дисках и серверах вечно и вы вряд ли хотите, чтобы однажды вам было за них стыдно.