Цифровая этика: правила поведения в рабочем чате

В зависимости от отношений в команде и принятых негласных правил в корпоративном чате могут быть разные стили общения. Тем не менее, уважать время своих коллег — один из главных принципов деловой коммуникации. Поздние сообщения, голосовые, лишние вопросы — все это может отвлекать и даже вызывать раздражение. Т&Р выделили 10 основных правил поведения в рабочем чате, которые позволят сохранить порядок в них.

Не стоит писать в рабочий чат и тревожить всех, если вам необходимо поговорить с одним-двумя людьми. Обратитесь к ним напрямую и не отвлекайте других коллег от работы.

Одно из правил соблюдения work-life balance — не использовать социальные сети и мессенджеры в нерабочее время. Поздние сообщения могут тревожить и раздражать коллег. Безусловно, бывают непредвиденные ситуации, однако если такие возникают — лучше сообщить об этом в личных сообщениях нескольким людям и не беспокоить всех.

Некоторые пользователи имеют привычку разбивать одно предложение на несколько сообщений и присылать по одному-два слова, из-за чего приходит множество оповещений. Участникам чата приходится много листать, что затрудняет восприятие. Формулируйте мысли ясно и укладывайте их в 2–3 сообщения. В некоторых мессенджерах есть возможность выделить слова курсивом или жирным шрифтом.

Для этого есть специальные сервисы. Даже если вы сообщили о задаче сначала в чате, это нужно впоследствии закрепить в таск-менеджере. Еще один вариант — поставить задачу в сервисе и сообщить об этом сотруднику в чате. Главное убедиться в том, что он точно ее увидел.

Эксклюзивное исследование сферы корпоративного обучения в России: тренды, практики, инструменты. Опыт 70 компаний совокупной командой 800 000 сотрудников. Скачать бесплатно прямо сейчас.

Если вы обращаетесь к нескольким людям, отметьте их в сообщении (в некоторых мессенджерах для этого используется знак @). В противном случае оно останется без ответа, в то время как команда будет думать, что значит ваше сообщение и к кому оно относится. Если же ответить на ваш вопрос нужно всем — так и напишите.

Об этом говорили много раз: отправлять голосовые сообщения в рабочие чаты — дурной тон. Так вы отнимаете время у своих коллег, некоторым придется переслушивать, чтобы запомнить информацию.

Допустим, в чате 10 человек. Каждый отправит двухминутное сообщение. Его должен прослушать каждый участник. В сумме компания потеряет 200 минут (почти 3,5 часа) рабочего времени.

В чате удобно вести обсуждения, однако потерять в нем принятое решение очень легко. Нужный для выполнения этой задачи сотрудник может просто не увидеть сообщение. Поэтому нужно сразу закреплять важные решения в сервисах постановки задач, главное — фиксировать их и убедиться в том, что сотрудники увидели это.

Хранить важные пароли, документы и другие вещи, которые должны быть конфиденциальны, не рекомендуется. Лучше создать для этого отдельную папку, раздел в таск-менеджере или другом рабочем сервисе, где будет собрана такая информация. Кроме того, если сотрудник больше не работает в компании, не забудьте удалить его из чата.

Флуд, разговор не по теме, отвлекает коллег. Конечно, не относящийся к работе контент может разрядить обстановку, но для этого лучше иметь отдельный чат, где важные сообщения не будут путаться с неформальными. Но если же такой возможности нет, а поделиться смешными видео очень хочется, то пусть подобные сообщения не будут занимать большую часть рабочего времени.

Прежде чем задать кому-то вопрос, попробуйте найти ответ самостоятельно, и только потом обращайтесь за помощью. Например, вам нужна ссылка на старую статью из блога — не стоит сразу же писать редактору; требуется брендбук клиента — посмотрите, закреплен ли файл в задаче в таск-менеджере; не можете найти договор с клиентом — поищите в соответствующей папке.

Эксклюзивное исследование сферы корпоративного обучения в России: тренды, практики, инструменты. Опыт 70 компаний совокупной командой 800 000 сотрудников. Скачать бесплатно прямо сейчас.