По мере того как бизнес становится все более цифровым, а сотрудники компаний получают доступ к тоннам информации, на первое место выходит обмен знаниями. Причины, по которым это так важно, могут показаться очевидными, однако, несмотря на это, далеко не все компании реально сосредотачиваются на том, что называется «культурой обмена знаниями». Вместе с экспертами K-AMPUS, QIWI, МТС, Сбера и других компаний рассказываем, как организовать обмен знаниями и как он помогает создать бизнес с более сплоченными и вовлеченными сотрудниками.

Что такое обмен знаниями?

Обмен знаниями — это деятельность, посредством которой происходит обмен информацией, навыками или опытом между коллегами, друзьями, семьями или организациями. Знания — это то, что выходит за рамки простого потребления информации. Формула знания — это «как» и «почему» плюс весь личный опыт, стоящий за приобретением и практическим применением этого знания.

Думайте о знании в компании как о выходе за рамки простого информирования — обмен знаниями помогает сделать так, чтобы больше сотрудников стали экспертами и были вооружены чем-то, помимо основ.

Это интересно: обмен знаниями — основной принцип выживания в группе

Когда-то давно увеличение мозга наших предков привело к появлению культуры — продукту мышления и социального обучения, которому способствовали язык, творчество и инновации. Передача знаний от поколения к поколению метафорически называется культурным «эффектом храповика», который со временем создает все большую сложность культуры. Если бы люди не делились друг с другом информацией о том, что полезно, а что может нанести непоправимый вред (добытой на собственном, зачастую печальном, опыте), человечество бы не выжило как вид.

Именно культура, которая формируется из обмена знаниями, дает людям преимущество в выживании, превосходящее возможности других животных. Кроме того, будь то охота, добыча пищи, воспитание детей или миграция, люди, обладающие культурой и преследующие общие цели, могли сильно выиграть и от сотрудничества.

Зачем компании обмен знаниями?

  • Способствует инновациям и росту производительности. Стимулирование инноваций и формирование новых знаний помогает сотрудникам быть более продуктивными, расширяет обмен идеями и помогает компании легче усваивать и откликаться на новые тенденции.

  • Сотрудничество и обратная связь. Показывая, насколько важен обмен знаниями для вашей компании, вы стимулируете сотрудников быть более открытыми для взаимодействия и формировать горизонтальные связи внутри компании. Обратная связь позволяет каждому высказать свое мнение и участвовать в более широком обсуждении на благо свое и компании.

  • Более вовлеченные сотрудники. Открытый обмен знаниями обеспечивает вовлечение большего числа сотрудников в работу с информацией и за пределами их собственных отделов. Это побуждает людей открыто общаться с коллегами, руководителями и в целом чувствовать себя более ценными сотрудниками, знания и идеи которых имеют значение.

  • Взращивание большего количества внутренних экспертов. Обмениваясь информацией, все сотрудники могут развить свои навыки и почувствовать уверенность в своих знаниях. Когда организация открыто предоставляет сотрудникам доступ к важной информации, вы создаете команду экспертов.

  • Сплоченная и открытая атмосфера внутри компании заметна потенциальным клиентам и новым талантам. Когда у вас есть команда информированных и знающих сотрудников, другие тоже обращают на это внимание — в частности, ваши потенциальные и текущие клиенты, а также таланты, которые хотят работать в открытой и прогрессивной компании.

  • Сокращение временных и бизнес-затрат. Когда сотрудники делятся своими знаниями, опытом и проблемами, это устраняет будущие ошибки компании и время, потраченное впустую. Делясь знаниями, люди заранее расширяют свой опыт работы со стратегиями, идеями, программами и технологиями благодаря коллегам из других отделов, что помогает перед их внедрением.

Как и в любой другой корпоративной стратегии, при обмене знаниями может возникнуть несколько проблем, которые преимущественно выстраиваются вокруг трех ключевых вопросов:

  • Как компании могут эффективно гарантировать, что все в организации имеют равные возможности для легкого получения информации?

  • Что могут сделать организации, чтобы сотрудники чувствовали себя более комфортно и не были против делиться своими знаниями и идеями?

  • Как организации могут справиться с информационной перегрузкой, которая существует в нашу цифровую эпоху?

Многие проблемы решаются с помощью процессов и технологий, которые помогают упростить задачу, но даже в этом случае, конечно, необходимо прямо участвовать в развертывании стратегии.

В этом контексте роль СЕО компании заключается в том, чтобы быть активным примером и вносить вклад в формирование культуры обмена знаниями через личный опыт. Хорошим решением также может стать введение практики открытого диалога — предлагайте людям делиться и задавать вопросы, создавайте возможности для обсуждения тем с другими коллегами. Это помогает как поддерживать, так и транслировать культуру. Секрет в том, что открытый диалог — это разговор на равных, СЕО компании больше не может выступать в качестве авторитета, который железной рукой сверху насаждает те или иные практики.

С точки зрения участия HR на передний план выходит не только поддержание культуры и мотивация текущих сотрудников к обмену знаниями, но и правильный онбординг новых сотрудников. Прием на работу, когда новые сотрудники начинают свою адаптацию и обучение, — это прекрасная возможность закрепить ценности обмена знаниями. Из-за того, что они работают недавно, новые сотрудники могут чувствовать себя некомфортно, обмениваясь идеями, мнениями или информацией, которые вполне могут быть важными для вашей компании. Здесь задача HR заключается в том, чтобы с первого дня дать людям понять, насколько ценна их обратная связь, идеи и навыки, чтобы они чувствовали себя достаточно мотивированными и продолжали высказываться. Сделать это можно следующим образом:

  • Убедитесь, что команда и менеджер, с которым работают новые сотрудники, с самого начала будут спрашивать и ценить вклад новых сотрудников.

  • Предоставьте новым сотрудникам наставника, к которому они могут пойти, чтобы поделиться идеями, если им неудобно делать это в более крупном окружении или группе.

Конечно, важным элементом будет поощрение и открытость со стороны руководства. Руководители и менеджеры больше не единственные люди в компании, обладающие знаниями и хорошими идеями. Лидеры и менеджмент, которые демонстрируют готовность слушать, побуждают других открыто рассказывать о том, что они знают.

K-AMPUS  — это набор методических инструментов для построения индивидуальных планов развития каждого члена команды. Помогает запустить развитие по собственному пути, пройти обучение по рекомендации руководителя или получить план по итогам диагностики, встроенной в платформу. Полный цикл администрирования обучения от заявки до обратной связи.

Как вырастить и поддерживать внутренних экспертов — делятся сами эксперты

Надежда Фомина, методолог, руководитель Школы сети продаж и клиентских подразделений бизнеса, СберУниверситет:

У нас есть разные подходы, и в первую очередь встроенная программа, которая называется «Лидер учит лидеров», когда руководители высшего и среднего уровня делятся своими практиками через встраивание прямо в программы обучения. То есть мы приглашаем их на программы, где есть и внешние, и внутренние эксперты, и руководители добавляют к ним уже какие-то свои ценности и знания исходя из своей личности и опыта. Есть программа, где соавторами являются внутренние эксперты, лидеры трайбов — топ-менеджеры, которые сами преподают на программе и приглашают других преподавать в свои команды. По сути, они ролевые модели и с точки зрения экспертизы, и с точки зрения коммуникаций, и с точки зрения открытости. Такие программы, сделанные с внутренними экспертами, участники ценят гораздо больше, это видно по обратной связи. Формируется своего рода особый нетворкинг, когда человек впоследствии может встретить этого самого эксперта вот так просто где-то в коридоре и буквально за чашкой чая обсудить какие-то вопросы.

Важно! Сотрудники ценят программу, реализованную совместно с внутренними экспертами, больше, чем с внешними: по сути, это действие «эффекта ИКЕА», когда мы выше оцениваем то, что сделали своими руками. Сам человек чувствует признание, что он внес свой вклад, прошел какой-то процесс вместе с группой и уже получил результат.

Татьяна Сигаева, старший менеджер по развитию Отдела управления знаниями Блока по управлению персоналом, ПАО «МТС»:

Когда спикер внутренний, он больше погружен во все рабочие процессы и потому дает больше пользы с точки зрения практикоориентированности. Когда у сотрудника возникает вопрос, ему проще задать его внутреннему эксперту, чем искать через организаторов внешнего спикера. Плюс внешний эксперт не всегда оперативно сможет дать ответ на вопрос, который нужен здесь и сейчас.

Мы ищем внутренних экспертов в основном через аналитику — у нас есть внутренний корпоративный портал, где сотрудники могут протегировать свои навыки и написать вопросы, по которым к ним можно обращаться. Можно запросто выгрузить статистику, посмотреть действительно актуальные вопросы и просто прийти к нужным людям, пригласив их поделиться знаниями. На самом деле это сложная работа, потому что есть много экспертов, которые зажаты, закрыты и боятся делиться с нами — здесь в силу вступает вопрос их мотивации.

Важно! Мотивация — это то, о чем можно говорить бесконечно, но она не может быть единой для всех. Есть несколько категорий людей: кому-то важна статусность, кому-то важно личное удовлетворение, кому-то нужно что-то материальное. Задача специалистов, которые занимаются развитием культуры обмена знаниями, заключается в том, чтобы сделать так, чтобы сотрудники были мотивированы делиться, но не «за что-то», а «почему-то».

Владимир Миронов, методолог, тренер по развитию soft skills, психолог, создатель и ведущий игр, CEO мастерской создания игр TIGR:

Человек — существо своеобразное, он не любит делать то, что ему не нравится. Он любит делать то, что приносит ему пользу, удовольствие и как-то его положительно стимулирует. То есть для мотивации к обмену знаниями важно дать четкое «зачем?». Лучше всего составить список ценностей по типам людей и посмотреть, какие из существующих элементов или механик мотивации позволяют эти ценности затронуть. Помогают ли они делиться, лучше узнавать друг друга, вовлечься в процесс? Если да — оставляем, если нет — убираем.

Драйверы могут быть разные: есть драйверы конкурентности, среды, то есть возможность выделиться, есть возможность получить какие-то бонусы (скажем, поездка куда-то за границу). Все эти вещи нужно понимать. Сначала среда, и только потом упаковка, то есть внутренняя продажа, — зачем людям участвовать, посвящать свое время для того, чтобы вовлечься в процесс?

Как расширить обмен знаниями внутри компании: форматы и распространение знаний

Существует множество способов улучшить обмен знаниями в компании, будь то сочетание различных форматов и подходов или сосредоточение внимания только на нескольких ключевых областях. Для каждого бизнеса набор мероприятий будет разным: некоторым сотрудникам может быть неудобно говорить на собраниях, другие могут быть не уверены в своих способностях к письму. Однако поощрение различных форм передачи знаний и опыта откроет двери для большего интереса и сотрудничества. К возможным форматам относятся:

  • дистанционные курсы — основной крупный формат;

  • тренинги — если нужно сформировать какой-то навык;

  • видеоролики — от внутренних экспертов для других членов команды;

  • хакатон — форум для разработчиков, во время которого специалисты из разных областей сообща решают какую-либо проблему на время;

  • дискуссии — формат «диалога на кухне» с экспертом с возможностью задать вопросы из аудитории;

  • подкасты — может записать любой желающий, через них легко, например, транслировать лучшие практики в профессии и делиться опытом.

Илона Ахметгаряева, ведущий тренер QIWI:

У нас много сотрудников, которые очень активно проявляются в своем сообществе. Кто-то ведет телеграм-канал, кто-то ведет блог на YouTube, и мы не видим смысла сворачивать эти инициативы. Наоборот, есть смысл помогать людям делать то же самое внутри компании. Обычно мы поддерживаем их методологически, помогаем упаковать знания в короткие форматы, в то, что очень легко добыть и легко дальше расшерить для коллег. Самое простое, что можно быстро запустить, — это вебинар, митап или воркшоп.

Какой бы формат вы ни выбрали, именно контент — главный способ распространения знаний и предоставления другим сотрудникам возможности обращаться к ним в свободное время. Чем более доступным будет ваш контент и чем больше в него будет вкладываться, тем эффективнее будет обмен знаниями. Контент может быть предназначен только для внутреннего использования через специальные учебные системы или же использоваться, например, в блоге компании, который подпитывает знания как для внутренних, так и для внешних целей. Что бы вы ни выбрали, все должно быть зафиксировано и легко распространяться среди сотрудников.

Ключевую роль в распространении знаний играют технологии: правильная технология может обеспечить потоковую передачу информации, предоставить сотрудникам возможность делиться знаниями и место, где можно оставлять отзывы и взаимодействовать с другими. Здесь ключевую роль может сыграть LMS или LXP-платформа, где буквально все — документы, посты, курсы, программы, сторонние ресурсы, видео и так далее — можно легко упорядочить, открыв сотрудникам общий доступ.

Александра Жирновская, директор Центра корпоративного обучения развитию Theory & Practice:

Конечно, не нужно думать, что платформа решит сразу все проблемы: она действительно помогает аккумулировать, масштабировать, хранить, распространять информацию, но это не значит, что митапы не могут существовать сами по себе. Тем не менее, когда ты можешь посмотреть внутри системы, какие курсы проходит твой CEO или руководитель твоего подразделения, — это история про открытость и поощрение культуры обмена знаниями. Скажем, в K-AMPUS у нас больше сотни экспертных подборок в виде предустановленного контента. Для их подготовки мы работали с внешними экспертами, теми людьми, которые имеют положительную репутацию и вес на рынке. И любой руководитель подразделения может создать точно такую же подборку для своих сотрудников или новичков, и это станет частью онбординга.

В заключение

Обмен знаниями чрезвычайно важен для компании и сотрудников, он влияет на рост, сотрудничество, производительность и бренд. Распространение ценных знаний не только информирует людей внутри компании, но и влияет на мнение внешней аудитории о вашей компании. Наличие коллектива, состоящего из опытных специалистов, принесет пользу любому бизнесу, но когда мы говорим про культуру, мы говорим про вариативность. Коллектив обычно составляют люди с разным типом восприятия, с разными ритмами, с разными задачами, поэтому контент и форматы обмена должны быть разнообразными.